Pengertian
Surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan. Surat niaga merupakan jenis surat yang dikeluarkan oleh perusahaan ataupun badan-badan usaha dalam rangka menjalankan usahanya. Surat Niaga juga merupakan surat resmi yang umumnya berisi mengenai tawaran, jual-beli yang ada hubungannya dengan barang ataupun jasa.
Sifat
Surat niaga ini bisa bersifat intern maupun ekstern, secara intern dapat diartikan surat ini dapat dipakai untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik itu dari tingkat pusat sampai pada cabangnya. Dan jika secara ekstern surat ini dapat dipakai untuk berhubungan dengan perusahaan atau bada usaha lain.
Fungsi Surat Niaga
Berfungsi sebagai bukti nyata hiitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
Berfungsi sebagai alat pengigat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
Berfungsi sebagai duta ataupun wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Berfungsi sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
Berfungsi sebagai alat promosi.
Berfungsi sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
Berfungsi sebagai bukti dari sejarah.
Unsur-unsur Surat Niaga
Kepala surat
Tempat dan tanggal pembuatan surat
Nomor surat
Lampiran
Perihal
Alamat yang dituju
Salam pembuka
Isi surat (pembuka, inti, penutup)
Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang pembuat surat
Jenis-jenis Surat Niaga
Surat Perkenalan Produk Perusahaan
Merupakan sebuah surat yang dibuat dan dikirim penjual (perusahaan) kepada calon pembeli dengan tujuan memperkenalkan produk (barang/jasa) yang dijual oleh suatu perusahaan tertentu. Adapun poin-poin pokok yang harus dicantumkan dalam surat ini meliputi:
Nama Perusahaan
Detail/Kualifikasi Produk
Informasi lain untuk promosi
Surat Permintaan Penawaran Barang/Produk
Surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penjual mengirimkan surat penawaran tentang suatu produk. Dapat dibuat karena inisiatif sendiri atau karena sebelumnya telah melihat Surat Perkenalan Produk Perusahaan dari si penjual, sehingga tertarik akan barang dan jasa yang dijual. Inti dari surat ini ialah untuk meminta penjelasan secara rinci terkait dengan barang/ produk yang dijual, seperti nama produk, harga, cara pembayaran, cara pengiriman barang dan lain-lain yang dianggap penting.
Surat Penawaran
Merupakan sebuah surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual kepada calon pembeli yang tujuannya tidak lain ialah untuk menawarkan suatu produk/barang kepada calon pembeli. Isi pokok dari surat penawaran ini ialah untuk menjelaskan secara rinci informasi tentang suatu produk yang ditawarkan, yang meliputi informasi kualifikasi produk, harga, cara pemesanan, cara pembayaran dan lain-lain. Jika Surat Penawaran ini merupakan balasan dari Surat Permintaan Penawaran Barang yang dikirimkan oleh calon pembeli sebelumnya, maka isinya harus mengacu kepada informasi yang diminta oleh si pengirim Surat Permintaan Penawaran Barang tersebut (calon pembeli).
Surat Pemesanan Barang
Surat yang dibuat oleh pembeli yang berisi tentang permintaan pembelian terhadap barang-barang tertentu yang ditujukan kepada penjual. Surat ini berisi poin-poin penting sebagai berikut:
a. Nama Perusahaan
b. Nama dan Macam Barang Pesanan
c. Jumlah Barang
d. Detail Barang
e. Harga Barang
f. Cara Pembayaran
Dengan kata lain isi yang hendak disampaikan dalam Surat Pemesanan Barang meliputi Barang apa yang hendak dipesan, berapa jumlahnya, harganya serta cara melakukan pembayaran.
Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat ini dibuat oleh penjual sebagai jawaban atas pesanan/permintaan pembeli, berisi tentang pemberitahuan bahwa pesanan disetujui dan siap dikirim. Disamping berguna agar pembeli tahu, juga agar pembeli dapat mempersiapkan diri dalam menerima barang tersebut. Surat seperti ini biasanya hanya dibuat dalam pengiriman barang partai besar dan jauh. Dalam surat ini dijelaskan tentang jenis barang, dan jumlahnya. Juga dengan alat angkut apa yang digunakan serta perkiraan barang akan sampai ditempat pembeli. Bila diperlukan agar lebih jelas dilampiri dengan dokumen-dokumen pengiriman, asuransi dan packing list.
Surat pengaduan barang
Suatu surat yang dikirimkan terhadap pihak penjual yang berfungsi untuk memberikan info tentang kondisi barang yang dikirim serta juga untuk menuntut hak atas kerugian yang diakibatkan atas kerusakan pengiriman yang muncul pada barang yang sudah dipesan. Surat klaim ini bakal berisi detail info tentang barang yang sudah dikirim mulai dari nama barang (deskripsi), jumlah , no surat (bukti pengiriman) serta juga keterangan alias kerusakan yang terjadi.
Surat jawaban pengaduan barang
Sebuah surat yang dibuat oleh penjual sebagai surat balasan/jawaban atas surat pengaduan barang yang dikirimkan oleh pembeli. Seperti yang telah saya singgung di atas, bahwasanya surat pengaduan yang dilayangkan oleh pembeli tidak serta merta, namun dikarenakan adanya ketidaksesuaian antara pesanan pembeli dengan barang yang diterima. Oleh sebab itulah pembeli berhak untuk mengadukan perihal tersebut kepada penjual dengan harapan bisa penjual mau menggantikan barang/produk yang tidak sesuai tersebut. Isi surat ini antara lain :
Ucapkan terima kasih atas surat pengaduan yang telah diterimanya
Sampaikan penyesalan atas masalah yang terjadi dan berikan alasannya.
Berikan keputusan dalam memecahkan masalah tersebut
Bila masalah terjadi diluar tanggung jawab penjual, berikan saran agar pembeli dapat mengurusnya dan siap memberikan bantuan bila diperlukan
Yakinkan pembeli bahwa masalah tersebut tidak akan terjadi lagi di waktu mendatang
Surat pengiriman pembayaran
Surat yang dibuat dan dikirim oleh pembeli kepada penjual yang isinya ialah memberitahukan kepada penjual bahwa barang telah diterima oleh pembeli dan pembayaran akan segera dipenuhi sesuai dengan kesepakatan. Adapun isi pokok dari surat ini ialah sebagai berikut :
Hubungkan dengan surat pesanan dan pemberitahuan pengiriman barang. Apabila sebelum pengiriman pembayaran, pembeli mengajukan pengaduan maka hubungkan juga surat jawaban pengaduan bila ada
Menyebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan
Penjelasan mengenai cara pembayaran
Lampiran bukti pembayaran
Apabila tidak bisa membayar secara penuh kemukakan alasannya
Surat penagihan pembayaran barang
Surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual kepada pembeli dikarenakan pembeli sampai batas waktu yang telah disepakati/ditentukan belum juga membayar/ melunasi kewajibannya. Dengan bahasa sederhananya bahwa pembeli masih berhutang kepada penjual. Adapun isi pokok dari surat penagihan pembayaran ini ialah meinta pembeli untuk segera melunasi hutangnya, selain itu ada hal lain yang juga harus dicantumkan dalam surat ini, yaitu :
Bukti bahwa pembeli belum melunasi/membayar hutangnya
Hubungkan dengan surat pesanan, pengiriman barang dan faktur
Ingatkan bahwa tanggal jatuh tempo telah lewat
Jumlah hutang yang belum dibayar
Akhiri surat dengan harapan agar pembeli bisa segera membayarnya dalam batas waktu
Jika setelah 2 minggu terhitung dari batas waktu yang diberikan pembeli belum juga melunasi/membayar hutangnya, maka penjual dapat melayakan surat penagihan yang kedua. Dan apabila surat penagihan kedua juga belum mendapat reaksi dari pembeli, maka dapat dikirimkan surat penagihan yang ketiga. Dan jika penagihan ketiga juga belum mendapatkan tanggapan, maka penjual dapat melayangkan surat penagihan keempat yang disertai dengan ancaman bahwa apabila sampai batas waktu yang sudah ditentukan belum juga dibayar, maka permasalahan ini akan dibawa ke pengadilan.
Surat penangguhan pembayaran
Sebuah surat yang dibuat dan dikirm oleh pembeli kepada penjual yang isinya ialah meminta atau memohon kepada penjual agar pembayaran di undur atau ditunda untuk sementara waktu. Adapun waktu yang paling tepat untuk mengirimkan surat ini ialah sebelum pihak penjual mengirimkan surat penagihan pembayaran atau sebelum tanggal jatuh tempo. Adapun hal-hal yang perlu dituliskan dalam surat pengguhan pembayaran adalah sebagai berikut :
Alasan terjadinya permintaan penangguhan pembayaran
Kapan dan dengan cara bagaimana hutang tersebut akan dibayar
Pernyataan permohonan maaf atas penundaan tersebut
Hal-hal lain yang kiranya dapat meyakinkan pihak penjual (kreditur) bahwa hutang tersebut akan terlunasi. Cara Membuat Surat Penangguhan Pembayaran
Dalam menyusun surat penangguhan pembayaran yang baik dan benar, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
Hubungkan surat penangguhan pembayaran dengan surat pengiriman pembayaran barang yang belum terlunaskan
Jelaskan dengan bahasa yang baik bahwa pembayaran belum dapat dilunasi dengan disertai bukti dan alasan yang kuat dan logis
Jelaskan kapan hutang tersebut akan dilunaskan
Jelaskan bagaimana cara pelunasan tersebut akan dilakukan
Berikan pernyataan maaf atas penundaan tersebut
Sebutkan hal-hal lain yang perlu dicantumkan untuk meyakinkan penjual
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih.
Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran
Surat ini hanya dibuat oleh penjual apabila pembeli mengirimkan surat penangguhan pembayaran. Isi suratnya adalah :
Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara pembayarannya.
Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas alasannya.
Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
0 Response to "Cara Membuat Surat Niaga ( LENGKAP )"
Posting Komentar